Keine Angst vor Audits mit unserem Geschäftsmodell

Wir wissen, wovon wir sprechen

Würden Sie sich von einem Veganer in der Metzgerei beraten lassen? Wohl eher nicht. Aus derselben Überlegung hatten wir uns 2018 entschieden, unsere Unternehmung nach der ISO Norm 9001:2015 zertifizieren zu lassen. Dadurch sind wir nicht nur glaubwürdig weil wir nachweislich wissen wovon wir sprechen, sondern können unsere Kunden auch überzeugend und tatsächlich kompetent beraten.

Aber, es steckt noch wesentlich mehr hinter dieser Idee. Unser gesamtes Geschäftsmodell ist konsequent danach ausgerichtet. Wir verfügen über ein einfaches und effektives Managementsystem, welches unter anderem dem internationalen Standard der ISO 9001 Stand hält. Wir teilen unsere Lösungen mit unseren Kunden und passen diese massgeschneidert ihren Bedürfnissen an. Durch die Begleitung unserer Kunden während der externen Audits, erhalten wir wertvolle Inputs und Verbesserungsvorschläge, welche wir wiederum in unser Managementsystem einfliessen lassen. Die folgende Visualisierung stellt diesen Kreislauf dar. Diese fortlaufende Verbesserung ist ungeschlagen, und davon profitieren auch unsere Kunden kontinuierlich.

Am 9. April 2020 wurde unser Managementsystem erneut einer strengen Prüfung unterzogen. Ausnahmsweise wurde das Überwachungsaudit von zwei Auditoren der SQS durchgeführt. Im Gegensatz zu anderen Unternehmungen fürchten wir keine Audits oder Abweichungen, sondern sind froh um kritische Fragen und konstruktive Verbesserungsvorschläge. Gerne geben wir Ihnen hier einen detaillieren Einblick in die während dem Audit behandelten Themen.

Organisatorische Veränderungen im Geltungsbereich

In unserem Geschäftsbericht 2019 stellten wir transparent dar, welche organisatorischen Veränderungen im letzten Jahr anstanden. Der Geltungsbereich des Managementsystems hat sich nicht geändert. Von der Stufe Aktionäre, über das Tagesgeschäft bis zur Buchhaltung haben wir alle Rollen und Disziplinen der Unternehmung konsequent in unser Managementsystem integriert. Neu verfügen wir nun über ein leistungsstarkes Instrument, mit welchem sich der Geltungsbereich und die normativ geforderten Dokumente überwachen lassen.  Wie die folgende Abbildung visualisiert, wird dem Benutzer nicht nur aufgezeigt, welche Dokumente nicht mehr aktuell sind, sondern welche Konsequenzen daraus entstehen.

In diesem Beispiel ist ersichtlich, dass die Q-Linked AG mit ihrem veralteten Leitbild die Normanforderung der Qualitätspolitik nicht mehr erfüllt. Dieses Dokument kann mit wenigen Klicks überprüft, wenn nötig angepasst und wieder freigegeben werden. Ist eine derartige Übersicht zwingend notwendig, um die ISO 9001:2015 zu erfüllen? Die Antwort ist klar nein. Aber es führt zu mehr Transparenz und der Sicherheit, dass Sie jederzeit über aktuelle Dokumente verfügen. Wenn ein Kunde dies für sich auch so wünscht, haben wir passende Lösungen zur Hand.

Umgang mit Chancen und Risiken

Bereits in vergangenen Beiträgen haben wir uns umfassend zu diesem Thema geäussert. Nun beschreiten wir neue Wege in einer bisher ungekannt simplen Dimension. Mittels einer einfachen, aber vollumfänglichen Lösung bieten wir unseren Kunden eine Strategie-Toolbox an, welche nicht nur die Strategie-Entwicklung strukturiert und methodisch unterstützt, sondern auch deren Umsetzung im Auge behält. Etwas, das leider viel zu oft ausser Acht gelassen wird. Gestützt auf die Erkenntnisse aus dem von uns besuchten Seminar der SQS «Strategisches Management für kleine und mittlere Unternehmen» und der Lektüre des Buches «Strategy Explorer- das Strategiewerkzeug für Teams» von Dr. Stefan Pastuszka, haben wir eine eigene Toolbox entwickelt. Konkurrenzanalyse, Analyse der Trends und Entwicklungen, Kernkompetenzen, Einflussmatrix, 7S von McKenzie oder eine PESTEL-Analyse? Alles ist enthalten. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Bauchgefühl mit Struktur und Methode zu untermauern. Diese Strategie-Toolbox haben wir unseren Auditoren vorgelegt:

Diese Toolbox ist konsequent und konsistent aufgebaut: Erkenntnisse aus der internen Analyse fliessen als Stärken und Chancen in die SWOT-Analyse ein, externe Einflussfaktoren aus der PESTEL-Analyse als Chancen und Risiken. Resultierend aus der SWOT-Analyse werden die Massnahmen strategischen Projekte zugewiesen, welche überwacht und farblich gekennzeichnet werden. Beispielhaft ist aus dem strategischen Projekt 1 zu entnehmen, dass mindestens ein Termin überfällig ist. Die PESTEL-Analyse wurde schon länger nicht mehr aktualisiert, was ebenfalls visualisiert wird.

Das einfachste Managementsystem

Wie Sie in unserem Geschäftsbericht 2019 erfahren, haben wir im letzten Jahr das einfachste Managementsystem entwickelt. Im Rahmen unseres externen Audits wurde dieses kritisch überprüft und hinterfragt. Die gute Nachricht vorweg: Alle Normanforderungen wurden erfüllt. Schlechte Nachrichten? Keine!

Mit diesem Managementsystem können Unternehmungen eine Zertifizierung mit geringem personellen und finanziellem Aufwand erlangen. Und es braucht nicht einmal eine Installation oder eine langwierige Schulung. Sie erhalten Ihr Managementsystem unkompliziert und können es auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie die folgende Abbildung zeigt, gibt Ihnen dieses Tool ebenfalls eine farbliche Rückmeldung, in Echtzeit.

Die Bereiche, welche innerhalb einer vorab definierten Zeit anfallen, sind gelb gekennzeichnet. Rot gekennzeichnete Bereiche sind bereits überfällig und bedürfen sofortiger Massnahmen. Mit diesem Managementsystem haben Sie jederzeit den Überblick wo es brennt und wo Korrekturen angezeigt sind. Im obigen Beispiel ist folgendes erkennbar:

• die Managementbewertung wird in 30 Tagen überfällig sein
• mindestens ein Messmittel muss demnächst kalibriert werden
• Mitarbeiter-Gespräche sind überfällig und müssen durchgeführt werden
• Eine Qualitätsmeldung (Reklamation) muss fertig bearbeitet werden

Alle übrigen Prozesse und Überwachungsinstrumente sind nicht farblich gekennzeichnet. So haben Sie die Sicherheit gibt, dass dort alles in Ordnung ist.

Resultat aus unserem letzten Überwachungsaudit

Auch dieses Audit haben wir ohne Abweichungen bestanden, obwohl zwei Auditoren tiefe Einblicke in die Geschäftsprozessen der Q-Linked AG nahmen. Unter anderem wurden folgende Themen kritisch durchleuchtet:

• Kontinuität des Tagesgeschäftes bei plötzlichem Ausfall von Mitarbeitenden. Dies ist sichergestellt durch organisatorische Massnahmen, wie externe Verwaltungsräte, welche eine ausgewiesene Erfahrung in qualitätsrelevanten Themen aufweisen und unmittelbar einspringen können
• Sicherheit der kundenseitigen bereitgestellten Daten. Die Q-Linked AG verfügt über eine sichere und verschlüsselte Cloud. Darin werden die projektbezogenen Daten gespeichert. Mit dem Dienstleister liegt eine SLA vor (Service-Level-Agreement). Darin ist nebst den technischen Rahmenbedingungen auch die Geheimhaltung formell geregelt

Als einzigen schriftlichen Hinweise nehmen wir mit, dass unser Instrument für das Auditprogramm (Mehrjahresplanung) die Überwachung der Prozessorientierung sicherstellt, indem dem Benutzer mitgeteilt wird, ob jeder Geschäftsprozess mindestens dreijährlich intern auditiert wurde. Dank diesem Hinweis können wir unsere Prozesse und Hilfsmittel weiter zu perfektionieren. Unseren Auditoren sind wir für solche Verbesserungsvorschläge dankbar und wir werden uns bemühen, die richtige Antwort auf diesen Vorschlag auszuarbeiten. Unsere Kunden können sich darauf freuen und davon profitieren.