Vorbereitung auf externe Audits – 6 Praxis-Tipps

Gerade das erste bevorstehende externe Audit – etwa gemäss ISO 9001 – sorgt bei vielen Unternehmen für Nervosität und Unsicherheit. Wer wird befragt? Was wird alles geprüft? Was wird erwartet? Wie läuft das Ganze ab?

Wir möchten Sie beruhigen. Mit ein paar wenigen organisatorischen Vorbereitungsarbeiten sorgen Sie dafür, dass das Audit strukturiert und stressfrei abläuft – unabhängig davon, ob es sich um ein ISO 9001, ein ISO 14001 oder um ein Audit für eine andere Norm handelt.

Mit diesen sechs bewährten Tipps aus der Praxis – pragmatisch und einfach umsetzbar – sind Sie bestens auf Ihr externes ISO-Audit vorbereitet.

1. Ablauf frühzeitig klären – aktiv werden, nicht warten!

• Eigeninitiative: In der Regel steht der definierte Auditablauf mindestens zwei Wochen vor dem Termin zur Verfügung. Falls Sie den Auditplan bis dahin noch nicht erhalten haben oder dieser nur vage den Auditablauf beinhaltet, lohnt sich Initiative. Denn, ohne klaren Ablauf kann schnell Hektik entstehen. Mit einem abgestimmten Plan bleibt das Audit stressfrei.

• Was im Auditplan enthalten sein muss:
• • Konkrete Angaben zum Auditbeginn und -ende, Pausenzeiten und Zeitblöcke
  • Welche Standorte betroffen sind
  • Welche Prozesse überprüft werden
  • Die spezifischen Abteilungen oder Einheiten, die auditiert werden
  • Welche Personen befragt werden
  • Ob und wann ein Rundgang gemacht wird
  • Ob das Audit Remote oder vor Ort durchgeführt wird

Gut zu wissen: Scheuen Sie sich nicht, Zeitblöcke in Absprache zu verschieben, wenn dies aus organisatorischen Gründen notwendig ist. In der Regel akzeptieren die Auditorinnen und Auditoren dies sogar noch im Eröffnungsgespräch.

Tipp: Aus dem Auditplan lässt sich einfach ein gut strukturierter Tagesplan ableiten. Das gibt allen Beteiligten Sicherheit – und spart Zeit beim Audit

• Dokumente: Oft fordern Auditorinnen und Auditoren im Vorfeld Unterlagen an, wie das Managementreview, Prozessübersichten oder die letzten internen Auditberichte. Diese Dokumente vorab bereitzustellen, erleichtert den Ablauf, weil sich die Auditorin / der Auditor besser vorbereiten kann.

Gut zu wissen: Kritische Dokumente, z. B. mit vertraulichen Umsatzzahlen, müssen Sie nicht per E-Mail versenden. Eine kurze Nachricht, dass Sie die Unterlagen erst vor Ort zeigen, ist völlig ausreichend.

2. Verantwortlichkeiten und Präsenzen festlegen

Klären Sie im Vorfeld, wer welche Themen abdeckt, um kurzfristige Absprachen während des Audits zu vermeiden. Bewährt hat sich folgende Aufteilung:

• Managementsystem allgemein: Die Präsentation des Managementsystems erfolgt typischerweise durch die QM-verantwortliche Person. Auch sollte unbedingt ein Mitglied der Geschäftsleitung anwesend sein. Denn: Die oberste Leitung trägt die Verantwortung für das Managementsystem – sie führt, steuert, bewertet und lebt Qualität vor. Die aktive Präsenz der Geschäftsleitung während des Audits unterstreicht dieses Engagement. Sie zeigt der Auditorin bzw.dem Auditor sowie auch den Mitarbeitenden: Das Managementsystem ist Chef(innen)sache – nicht nur ein (lästiges) QM-Thema.

• Prozesse & Abläufe: Für die Erläuterung der Prozesse sind die jeweiligen Bereichs- oder Prozessverantwortlichen zuständig. Sie kennen ihre Abläufe am besten und können praxisnah erklären, wie diese im Unternehmen umgesetzt werden. Besonders Mitarbeitende, die nah am operativen Geschehen arbeiten, repräsentieren ihre Arbeit meist mit grossem Stolz. Wichtig ist dabei, dass die Antworten aus der Praxis kommen, denn die Auditorinnen und Auditoren merken sofort, ob Prozesse nur auf dem Papier existieren oder wirklich verstanden und gelebt werden.

• Rundgang: In grösseren Betrieben ist es üblich, dass ein Rundgang im Audit enthalten ist, um die Abläufe praxisnah zu überprüfen. Planen Sie diesen im Voraus:

• • Welche Bereiche sollen gezeigt werden,
  • in welcher Reihenfolge,
  • wer begleitet den Rundgang?

Die praktischen Punkte nicht vergessen:

• • Falls nötig, Sicherheitsausrüstung und Ausweise für externe Personen bereitstellen
  • Zugang zu allen relevanten Bereichen sicherstellen und auf grundlegende Ordnung achten.
    Ganz wichtig: Fluchtwege freihalten

Tipp: Eine Person sollte das gesamte Audit begleiten. Diese Person erlebt das Audit gesamthaft mit, kann Rückfragen intern klären und hilft später, die Ergebnisse besser zu verstehen. Aber: Begleiten heisst nicht die Fragen für andere Personen zu beantworten!

3. Mitarbeitende informieren und instruieren

Sobald der Auditplan bekannt ist, ist es wichtig, alle involvierten Mitarbeitenden über folgende Punkte zu informieren:

• • Wie läuft ein Auditgespräch typischerweise ab?
  • Welche Art von Fragen sind zu erwarten?

Tipp: Wenn während des Audits eine Frage unklar ist – nachfragen!
Es werden keine perfekten Antworten erwartet, sondern ehrliche, reflektierte Aussagen. Wer eine Frage nicht versteht, darf und sollte um Klärung bitten.

4. Infrastruktur und Umfeld vorbereiten

Für ein reibungsloses Audit ist die Organisation vor Ort entscheidend:

• • Gesprächsraum reservieren
  • Zugang zu Unterlagen oder IT-Systemen sicherstellen
  • Technische Hilfsmittel bereitstellen (Beamer, WLAN etc.)
  • Parkplatz für den Auditor / die Auditorin reservieren (kleines Detail, grosse Wirkung)

5. Verpflegung organisieren – mit Augenmass

Dieser Punkt scheint nebensächlich, ist er aber nicht: Ein angenehmes Umfeld wirkt sich positiv auf die Stimmung im Audit aus.

• • Kaffee und Gipfeli am Morgen kommen immer gut an.
  • Mittags: Sandwiches, wenn es schnell gehen muss – oder ein kurzer Besuch in einem einfachen Restaurant, wenn es der Zeitplan erlaubt.

Bitte kein Fine Dining mit Weinbegleitung. Lange Business-Lunches mit mehreren Gängen und Wein wirken heute eher befremdlich als beeindruckend – beim Audit steht das Managementsystem im Fokus, nicht die Weinkarte

6. Lernverhalten zeigen – Feedback nutzen

Ein externes Audit ist in erster Linie eine Standortbestimmung und ein wertvolles Feedbackinstrument.

Nehmen Sie Hinweise und Fragen offen und ohne Abwehrhaltung auf. Wer versucht, jede Bemerkung zu rechtfertigen oder Abläufe zu verteidigen, blockiert den Mehrwert des Audits.

Nutzen Sie das Audit als Lerngelegenheit. Es zeigt auf, wo Ihr Managementsystem bereits stark ist und wo es noch Potenzial gibt. Diese Haltung signalisiert sowohl gegenüber der Auditorin / dem Auditor als auch intern: Qualität und kontinuierliche Verbesserung werden aktiv gelebt.

Fazit

Eine gute Auditvorbereitung beginnt mit Klarheit, Organisation und Kommunikation.
Mit einem abgestimmten Ablauf, informierten Mitarbeitenden und einem strukturierten Tag schaffen Sie die Basis für ein Audit, das einen echten Mehrwert bringt – egal nach welcher ISO-Norm Ihr Unternehmen auditiert wird.

Wir unterstützen Sie gerne vor, während und nach Ihrem externen Audit. Kontaktieren Sie uns.