In ein paar Wochen ziehe ich um. Ich war deshalb gezwungen, auszumisten und zu entsorgen. Obwohl ich keine Sammlerin bin, haben sich in den paar Jahren doch einige Sachen angesammelt, die ich entsorgen wollte. Ich war sehr überrascht, als ich für den gewünschten Tag nur mit Mühe ein passendes Fahrzeug mieten konnte. Als ich damit zur Entsorgungsstelle fuhr, war ich geschockt. Eine unglaublich lange Schlage hatte sich vor der Einfahrt gebildet. Was war da los? Immerhin ist der Mai nicht als Zügelmonat bekannt.


Zeit im Homeoffice sinnvoll nutzen

Na klar, Corona! Wenn man zu Hause festsitzt ist es naheliegend, die Zeit zu nutzen, um mal wieder richtig auszumisten und aufzuräumen.

Als ich mich nach dem 11. Mai 2020 auch endlich in den Möbelgeschäften nach Möbeln für die neue Wohnung umschauen konnte, wurde ich ein zweites Mal geschockt. In der Tiefgarage eines bekannten Möbelhauses hatte sich eine unvorstellbar lange Schlange an Menschen gebildet, die auf Einlass warteten. Logisch! Die Leute, die in der Lockdown-Phase zu Hause ausgemistet und die Entsorgungsstellen fast lahmgelegt hatten, mussten jetzt ja neue Möbel oder neue Deko-Artikel kaufen.


Wie wohltuend es doch ist zu wissen wo was ist

Wieso warten wir eigentlich immer mit ausmisten und aufräumen bis wir vor lauter Langeweile nichts mehr mit uns anzufangen wissen? Wir wissen doch aus Erfahrungen, wie toll es ist, wenn aufgeräumt ist, wenn man wieder weiss, was man alles hat und vor allem wo es ist.


Was zu Hause hilft, hilft erst recht bei der Arbeit

Im Betrieb ist es doch genau das Gleiche. Neben der Q-Linked AG arbeite ich noch bei einen zweiten Arbeitgeber. Während des Lockdowns sollten wir die Zeit nutzen, um den Server wieder mal auszumisten und aufzuräumen. Es ist immer wieder erstaunlich, was man dabei so alles findet:

  • Uralte, ungültige Dokumente
  • Chaotische und unübersichtliche Ablage
  • In unterschiedlichen Ordnern abgelegte Dokumente
  • Unfertige Dokumente

Zusätzlich erhielt ich die Aufgabe, unsere Merkblätter und Arbeitsanweisungen zu überarbeiten. Leider finde ich von zahlreichen Dokumenten oft nur die pdf-Version. Das Originaldokument ist nicht auffindbar.

Ich bin fast sicher, dass Sie das auch aus Ihrem Unternehmen kennen. Ich habe schon in einigen Unternehmen gearbeitet und dies immer wieder erlebt. Wenn man mal die Zeit zusammenrechnet, in der Mitarbeitende verzweifelt – und manchmal auch vergeblich – nach Dokumenten suchen, dann kommt man wohl schon auf ziemlich hohe Anzahl Stunden pro Woche, Monat, Jahr. Zusätzlich unterbricht man auch noch seine Arbeitskollegen in ihrem Arbeitsfluss, weil man selber nicht weiterkommt. Schade eigentlich, denn es wäre so einfach.


Keine Zeit (und Geld) zu verlieren

Bei der Q-Linked AG passiert uns das nie. Denn wir haben ein Managementsystem mit einer interaktiven Prozesslandkarte. Damit ist man mit maximal drei Klicks beim gewünschten Dokument. Alles ist logisch und strukturiert aufgebaut und alle wissen genau, wo was abgelegt ist. Alle Dokumente sind immer aktuell und auch die älteren Versionen dieser Dokumente sind ganz einfach auffindbar. Ein richtige Wohltat und an Effizienz nicht zu überbieten. Man kann arbeiten und verliert keine unnötige – und schlussendlich auch kostspielige – Zeit mit suchen und im schlimmsten Fall neu erstellen von Dokumenten.

Mit einem Managementsystem, wie die Q-Linked AG es betreibt, haben Sie nicht nur Ordnung in Ihren Dokumenten, Sie verfügen über ein einfaches Hilfsmittel, welches Ihnen eine klare Dokumentenstruktur vorgibt. Dadurch verlieren Ihre Mitarbeitenden weniger Zeit bei der Suche nach Dokumenten und können sich mehr auf die Erfüllung der Kundenanforderungen konzentrieren.


Das wohl einfachste Managementsystem der Welt

Nun wird es noch einfacher und erschwinglicher den Überblick zu behalten. Wie in unserem Geschäftsbericht 2019 sowie in einem kürzlich erschienen Beitrag berichtet, hat die Q-Linked AG das wohl einfachste Managementsystem der Welt entwickelt: Das «Interactive Management System» (IMS). Folgende Eigenschaften zeichnen das System unter anderem aus:

  • Kein Installationsaufwand, weil das System auf Programmen läuft, die auf jedem PC vorinstalliert sind
  • Benutzerfreundliche Navigation
  • Maximale Reduktion der Komplexität durch einfache Vorgaben und Lösungen
  • Visuelle Rückmeldung, z.B. zu (über)fälligen Terminen oder Abweichungen
  • Tiefe Initialkosten und keine Lizenzgebühren
  • Automatisierte Ablage wichtiger Dokumente

 

 

Mit einer kurzen Einführung und minimaler Erfahrung ist der Benutzer in der Lage, nebst Struktur und Klarheit auch weitere wesentliche Themen einer Unternehmung zu behandeln, wie beispielsweise:

  • Definition und Auswertung von Jahreszielen und Kennzahlen (Kennzahlenmanagement)
  • Übersicht über die vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen (Vertragsmanagement)
  • Überwachung der Lieferanten (Lieferantenmanagement)
  • Nachführung und Auswertung der Reklamationen (Reklamationsmanagement)
  • Übersicht Ihres Personals, inkl. Personaldossiers und Mitarbeitergespräche (Personalmanagement)

Das IMS hat in den vergangenen Wochen nachweislich mehreren Zertifizierungsaudits standgehalten. Da die oben genannten Themen aber allen Unternehmungen helfen, sich stetig zu verbessern und die Qualitätskosten zu senken, ist es unerheblich, ob sie zertifiziert sind oder nicht. Eine  Unternehmung muss nicht zertifiziert sein, um mit System zu arbeiten, sie muss nur verstehen, wie wertvoll klar definierte und gut dokumentierte Prozesse und Arbeitsabläufe sind.


Im Tagesgeschäft effizienter werden

Sind wir ehrlich: Ihr Tagesgeschäft nimmt Sie so sehr ein, dass Sie sowieso nie den Punkt erreichen werden, an dem Sie vor lauter Langeweile endlich anfangen, Ordnung in Ihre Dokumente zu bringen. Nehmen Sie sich Zeit und investieren Sie diese in ein einfaches und schlankes Managementsystem. Damit werden Sie im Tagesgeschäft effizienter, entlasten sich und Ihre Mitarbeitenden und machen Ihre Kunden noch glücklicher.

Unser «Interactive Management System» (IMS) ist zwar bereits mehrfach erprobt, die Informationen dazu sind aber noch nicht auf unserer Webseite. Rufen Sie uns noch heute an, gerne erzählen wir Ihnen mehr über die Vorteile, Ordnung und Struktur zu haben.

Ihre Eveline Rosenberger