Darum geht's

• Warum Ihr Auditor jedes Jahr wieder vor der Tür steht.
• Worin sich Zertifizierungs-, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits unterscheiden.
• Weshalb beide Auditarten unterschiedliche Ziele verfolgen – und gleichermassen wichtig sind.

Zertifizierungsaudit oder Überwachungsaudit – wo liegt der Unterschied?

Kürzlich wurden wir von einer Kundin gefragt, was denn genau der Unterschied zwischen dem Zertifizierungsaudit und dem Aufrechterhaltungsaudit sei.

Viele Unternehmen wissen zwar, dass ihr ISO-Zertifikat drei Jahre gültig ist. Weniger bekannt ist jedoch, dass innerhalb dieser drei Jahre verschiedene Auditarten stattfinden – mit unterschiedlichem Ziel und unterschiedlichem Umfang.

Der Zertifizierungszyklus in Kürze

Nach einer Erstzertifizierung wird das ISO-Zertifikat grundsätzlich für drei Jahre ausgestellt.

Während dieser Zeit finden jedoch jedes Jahr Audits statt:

• Jahr 1: Erstzertifizierungsaudit
• Jahr 2: Überwachungs- bzw. Aufrechterhaltungsaudit
• Jahr 3: Überwachungs- bzw. Aufrechterhaltungsaudit.
• Jahr 4: Rezertifizierungsaudit – damit beginnt ein neuer Dreijahreszyklus

Je nach Zertifizierungsgesellschaft werden die jährlichen Audits unterschiedlich bezeichnet – beispielsweise als Überwachungsaudit, Aufrechterhaltungsaudit oder Maintenance Audit. Gemeint ist jedoch dasselbe.

Das Zertifizierungsaudit – der grosse Systemcheck

Das Zertifizierungsaudit, egal ob Erst- oder Rezertifizierung, bildet die Grundlage für die Ausstellung des Zertifikats.

Die Auditorinnen und Auditoren verschaffen sich einen umfassenden Überblick über das Unternehmen und prüfen, ob das Managementsystem die Anforderungen der jeweiligen ISO-Norm erfüllt, im Alltag wirksam umgesetzt wird und ob interne Vorgaben eingehalten werden.

Gerade bei einer Erstzertifizierung oder wenn neue Auditorinnen und Auditoren eingesetzt werden, fliesst viel Zeit in das Verständnis des Unternehmens und seiner Prozesse. Es geht darum, das Managementsystem als Ganzes kennenzulernen.

Da dieses Audit umfangreicher ist, dauert es in der Regel deutlich länger als die jährlichen Überwachungsaudits. Häufig nimmt es sogar die doppelte Zeit in Anspruch.

Das Überwachungsaudit – gezielt statt umfassend

In den jährlichen Überwachungsaudits wird ein anderer Fokus gelegt.

Hier geht es nicht darum, das gesamte Managementsystem erneut zu prüfen. Vielmehr möchten die Auditorinnen und Auditoren feststellen, ob das System weiterhin funktioniert und wirksam angewendet wird.

Dafür konzentrieren sie sich häufig auf:

• Veränderungen seit dem letzten Audit
• ausgewählte Prozesse oder Fachbereiche
• einzelne Schwerpunktthemen gemäss Auditplan

Da hierfür weniger Zeit zur Verfügung steht, erfolgen die Prüfungen meist gezielter und punktueller.

Was passiert bei Abweichungen?

Hier besteht häufig Unsicherheit.

Beim Zertifizierungsaudit

Werden wesentliche Abweichungen festgestellt, wird das Zertifikat erst ausgestellt, nachdem diese erfolgreich behoben wurden.

Deshalb empfehlen wir, Zertifizierungsaudits immer mit genügend zeitlichem Abstand zum Ablauf des bestehenden Zertifikats zu planen. So bleibt genügend Zeit, allfällige Abweichungen zu beheben, ohne dass das Zertifikat zwischenzeitlich seine Gültigkeit verliert.