Unser Artikel «Die 10 Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche ISO 9001:2015 Zertifizierung» hat deutlich aufgezeigt, welchen Stellenwert der Umgang mit Risiken für aktuelle Managementsysteme hat.

Jede erfolgreiche Unternehmung berücksichtigt relevante Risiken und Chancen und leitet daraus Massnahmen ab. Die Bewertung von strategischen, operativen oder auf bestimmte Tätigkeiten isolierten Risiken geschieht oft unbewusst und unsystematisch. Mit einer systematischen und methodischen Bewertung der Risiken stellen Sie sicher, dass diese auf allen Unternehmensebenen berücksichtig werden. Die Unternehmensführung hat stets eine transparente und übersichtliche Darstellung der Risiken und Chancen und kann griffige Massnahmen definieren, um die Folgen der Risiken abzuschwächen oder zu eliminieren. Diese Ausgangslage ermöglicht der Unternehmensführung, sich auf weitere Chancen zu konzentrieren ohne die Stabilität des Unternehmens zu riskieren.

Die Q-Linked hat für die übersichtliche Darstellung und Überwachung von Risiken ein spezifisches und leistungsstarkes Tool entwickelt. Darin werden die wesentlichen Risikoarten abgebildet:

1. Interessierte Parteien

Die interessierten Parteien werden in der aktuellen Version der ISO 9001 prominent beschrieben. Bekannter unter den Begriff Stakeholder, sind interessierte Parteien meist Personengruppen, die einen Einfluss auf die Unternehmung haben oder die Unternehmung beeinflussen können. Typische Beispiele für interessierte Parteien sind Aktionäre, Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten usw.

2. Interne und externe Themen (oder Kontext der Organisation)

Jede Unternehmung bewegt sich in einem spezifischen Umfeld. In diesem Umfeld ist die Unternehmung mit internen und externen Themen konfrontiert. Die internen Themen wie Produktion, Entwicklung, Struktur, Kultur usw., können durch die Unternehmung selber beeinflusst werden. Externe Themen wie Gesetze, Konkurrenzsituation und Branchenentwicklung bilden die Ausgangslage der Unternehmung ab. Diese externen Themen kann die Unternehmung nicht direkt beeinflussen, sie ist davon aber direkt betroffen. Mit systematischen Analysen wie der 7S-Methode oder der PESTEL-Analyse können diese Themen strukturiert analysiert werden.

3. Tagesgeschäft bzw. Prozessebene

Die offensichtlichsten Risiken und Chancen verstecken sich im Tagesgeschäft. Genau deshalb werden diese oft vergessen oder gar ignoriert. Eine systematische und strukturierte Analyse führt zu mehr Klarheit und Planbarkeit.

Um die Risiken und Chancen systematisch zu erfassen, ist ein Initialaufwand notwendig. Mit den richtigen Hilfsmitteln und bestenfalls mit einer Moderation durch eine externe, erfahrene Stelle, lässt sich eine Risikoanalyse wirkungsvoll umsetzen. Die Q-Linked hat als Hilfsmittel ein leistungsstarkes Tool entwickelt, das darauf ausgelegt ist, die oben beschriebenen Themen sauber abzubilden und Sie dabei unterstützt, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die getroffenen Massnahmen zu überwachen.

Wie funktioniert unser Hilfsmittel, mit welchem wir schon mehrfach externe Auditoren überzeugen konnten?

In einem Team, bestehend aus Mitarbeitenden mit einer leitenden Funktion und langjährigen Mitarbeitenden mit viel Erfahrung in der Branche und in der Unternehmung, werden in einem Workshop mittels Brainstorming Ideen gesammelt. In Übersichtstabellen werden die Gedanken zu den drei oben beschriebenen Punkten systematisch erfasst.

Wie die obige Abbildung zeigt, werden in einem ersten Schritt die interessierten Parteien erfasst und ihre Erwartungen an und den Einfluss auf die Unternehmung knapp beschrieben. Analog dazu werden die internen und externen Themen sowie die Prozesse aufgelistet. Sind diese Grunddaten aufgenommen, stehen sie dem Team für die eigentlichen Risikoanalysen bequem per Dropdown zur Verfügung.

Relevante Risiken und Chancen werden für alle Kategorien aufgelistet. Anschliessend wird auf Basis der Erkenntnisse eine Bewertung vorgenommen. Das Tool der Q-Linked berechnet aufgrund der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkung dieser Faktoren automatisch, ob ein Risiko akzeptabel ist, ob Massnahmen zu definieren sind oder wie hoch das Potenzial einer Chance ist. Die Ergebnisse der Auswertung werden mit Balken visualisiert. Mit Filter- und Sortierfunktionen kann die Liste ganz nach Wunsch des Benutzers geordnet werden.

Dank intelligenter Formatierungen werden dem Benutzer dieses Tools farblich dargestellt, wo Massnahmen noch ergänzt werden müssen (orange), welche Massnahmen seit kurzem überfällig sind (roter Text) oder welche Massnahmen schon länger überfällig sind (rot).

Mit dieser Visualisierung ist die Übersicht und Überwachung der Massnahmen ganz einfach möglich. Wichtige Aspekte des Risikomanagements sind nicht nur die Bewertung von potenziellen Risiken, die Definition und Überwachung von Massnahmen sondern auch eine Bewertung nach umgesetzten Massnahmen. Es ist wichtig zu prüfen, ob Risiken nach getroffenen Massnahmen akzeptabel sind oder ob Folgemassnahmen getroffen werden müssen. Wie Sie der Abbildung entnehmen können, ist auch diese Funktion in unserem Tool berücksichtigt.

Sie sehen, mit einem einzigen Tool können Sie sowohl die Normanforderungen betreffend risikobasiertem Denken erfüllen als auch einen echten Mehrwert für jede KMU schaffen. Sie brauchen keine teuren Lizenzen, sondern können mit einfachen Mitteln ganz viel Wirkung erzielen.

Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie mehr über die professionelle und wirkungsvolle Überwachung der Risiken in Ihrer Unternehmung erfahren wollen.