Niemand nutzt das Managementsystem – oder doch?

Während eines internen Audits bei einem Kunden meinte der CEO: «Bei uns nutzt niemand das Managementsystem».

Diese Aussage sorgte bei uns erst für Verwirrung. Aber dann realisierten wir, was eigentlich gemeint war:

• Niemand öffnet bewusst die Prozesslandkarte
• Niemand klickt sich aktiv durch das Managementsystem

Aber:

• Die neu erstellten Prozesse im Visio,
• die Bestellformulare im Forms,
• die Checklisten und Vorlagen

werden tatsächlich täglich genutzt.

Perspektivenwechsel

Oft wird das Managementsystem als etwas Separates wahrgenommen. Als Sammlung von Dokumenten. Eine Art Parallelwelt, die nur fürs Audit und die Zertifizierung gebraucht wird.

Doch häufig ist das Gegenteil der Fall. Das Managementsystem wird genutzt. Nämlich immer dann, wenn Mitarbeitende ein Formular öffnen, eine Prozessbeschreibung anwenden oder eine Checkliste ausfüllen.

Und ist nicht genau das der Idealfall? Ein Managementsystem, das so integriert ist, dass es weder stört noch auffällt, sondern intuitiv genutzt wird und einfach funktioniert.

Das Wesentliche zählt

Gerade weil die Mitarbeitenden meist nicht die ganze Dokumentation benötigen, ist das System so wichtig. Es sorgt nämlich dafür, dass die jeweils relevanten Inhalte leicht auffindbar, logisch verknüpft und aktuell sind.

Die Prozesslandkarte hilft:

• neuen Mitarbeitenden, sich zurechtzufinden
• bei bereichsübergreifenden Themen
• in Situationen, in denen man nicht genau weiss, wonach man sucht oder noch nicht weiss, wie alles zusammenhängt.

Sie bietet den vollen Überblick. Auch wenn man im Alltag meist direkt zum Ziel navigiert.

Fazit

Wenn niemand «ins Managementsystem geht», aber trotzdem täglich mit dessen Inhalten arbeitet, dann ist das kein Problem, sondern ein gutes Zeichen. 

Ein gutes Managementsystem fällt nicht auf, es funktioniert. 

Und genau so sollte es sein: keine Parallelwelt, sondern gelebte Arbeitsrealität. 

einfach weniger kompliziert.