Verträge, Normen, Gesetze; eine Unternehmung ist in ihren Aktivitäten ständig konfrontiert mit zahlreichen Verbindlichkeiten. Erfassen Sie gründlich alle Verbindlichkeiten, denen Ihre Unternehmung Folge leisten muss und implementieren Sie diese in Ihre Prozesse. Vermeiden Sie unzufriedene Kunden und unabsichtliche Verstösse gegen Gesetze. Die stete Einhaltung aller Verpflichtungen kann mit der Einführung von Kontrollmechanismen und Umsetzungsmassnahmen erreicht werden.

Nicht zuletzt ist eine saubere Übersicht aller Verbindlichkeiten eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Zertifizierung. Denn die Normen verlangen eine Gesetzeskonformität in Verbindung mit Ihren Produkten und Dienstleistungen. Eine Unternehmung im Anlagenbau muss beispielsweise die Maschinenrichtlinie vollumfänglich erfüllen. Oder der Umgang mit Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) oder Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV) muss intern geregelt werden, um die damit verbundenen Kundenanforderungen lückenlos im Tagesgeschäft umzusetzen.

Um eine klare und transparente Übersicht aller Verbindlichkeiten zu ermöglichen, hat die Q-Linked eine einfache aber leistungsstarke Tabelle kreiert, die von externen Auditoren mehrfach ausgezeichnet wurde. Darin können alle denkbaren Verbindlichkeiten dargestellt und überwacht werden. Die folgende Abbildung gibt Ihnen einen Überblick über die Tabelle der Verbindlichkeiten, wie wir sie in unserer Unternehmung erfolgreich verwenden:

Jede denkbare Verbindlichkeit wird nach Kategorie (Kunden-, Lieferanten-Vereinbarung, Versicherungen, usw.) in die Liste aufgenommen. Dank einer direkten Verlinkung zum Vertrag, sind diese Verbindlichkeiten einfach und schnell digital auffindbar; Sie müssen nicht einmal die Hand von Ihrer Maus nehmen. Mit dem Datum der Unterzeichnung oder Inkraftsetzung wird der aktuelle Stand der Verbindlichkeit festgehalten, was anschliessend eine Sortierung nach Alter ermöglicht.

Um relevante Verträge auf den ersten Blick zu erkennen, wird eine Kritikalität automatisch berechnet. Die Kritikalität visualisiert, wie wichtig die entsprechende Verbindlichkeit ist. Die Grundlage für diese Berechnung erfolgt durch die Matrix auf der rechten Seite der oberen Abbildung: für jeden Vertrag pflegt der Benutzer ein, welche Auswirkung Verbindlichkeiten zu Prozessen und zu Stelleninhabern haben. Es wird dabei unterschieden zwischen Massnahmen (M), also wo konkrete Aktionen umgesetzt werden müssen und rein informativer Einbindung (I). Daraus lässt sich ableiten, welche Prozesse durch Verbindlichkeiten besonders betroffen sind oder welche Stelleninhaber durch Aktualisierungen von Verbindlichkeiten zu informieren sind. Um diese Abhängigkeiten schneller und klarer zu visualisieren, werden entsprechende Farbcodes automatisch vergeben.

Dank dieser intelligenten Tabelle wird der Benutzer visuell gewarnt, falls eine Verbindlichkeit nicht konform umgesetzt ist oder wenn eine Verbindlichkeit überprüft werden muss. Hat sich ein Gesetz seit der letzten Überprüfung geändert (rot)? Muss eine Versicherungs-Police angepasst oder gar gekündigt werden (rot)? Welches Gesetz wurde bisher noch nicht vollständig umgesetzt (orange)? Sogar ungültige Verbindlichkeiten bleiben in der Tabelle sichtbar und unauffällig gekennzeichnet, um auch später noch Zugang zu alten Verträgen zu haben (grau).

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Unternehmungen jeder Grösse mit unüberschaubaren Verbindlichkeiten Mühe haben. Warten Sie also nicht länger und erstellen Sie eine Übersicht. Mit unserer Lösung erfüllen Sie die Normvorgaben. Wir helfen Ihnen gerne weiter.