Die 10 Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche ISO 9001:2015 Zertifizierung

Mit einer ISO 9001 Zertifizierung verdeutlichen Sie die hohe Qualität Ihrer Dienstleistungen und Ihrer Produkte. In hochregulierten Branchen ist eine Zertifizierung Voraussetzung, um überhaupt Dienstleistungen anbieten zu können. Unbestritten ist, dass Sie sich mit einer Zertifizierung von Ihren Konkurrenten abheben können.
In diesem Artikel listen wir die aus unserer Sicht 10 wichtigsten Erfolgsfaktoren auf, mit denen Sie eine stets hohe Qualität garantieren und eine ISO 9001 Zertifizierung erreichen können.

1. Engagement der Unternehmensführung

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Zertifizierung ist das Engagement der Unternehmensführung. Die Basis einer Zertifizierung bildet das Managementsystem. Dieses Managementsystem muss von der Unternehmensführung getragen werden, da es in erster Linie ein Führungsinstrument ist, welches der Erreichung der Jahresziele dient. Das Managementsystem zeigt der Unternehmensführung jederzeit transparent auf, wie es um die Zielerreichung steht. So können frühzeitig korrektive Massnahmen eingeleitet werden. Mit einem praxisorientierten Führungsinstrument überlassen Sie nichts dem Zufall und stellen den effizienten Einsatz sämtlicher Ressourcen sicher. Alle personellen und finanziellen Ressourcen der Unternehmung werden entlang der Unternehmensziele ausgerichtet.

2. Umgang mit Risiken und Chancen

Jede erfolgreiche Unternehmung berücksichtigt relevante Risiken und Chancen und leitet daraus Massnahmen ab. Die Bewertung von strategischen, operativen oder auf bestimmte Tätigkeiten isolierten Risiken geschieht oft unbewusst und unsystematisch. Mit einer systematischen und methodischen Bewertung der Risiken stellen Sie sicher, dass diese auf allen Unternehmensebenen berücksichtig werden. Die Unternehmensführung hat stets eine transparente und übersichtliche Darstellung der Risiken und Chancen und kann griffige Massnahmen definieren, um die Folgen der Risiken abzuschwächen oder zu eliminieren. Diese Ausgangslage ermöglicht der Unternehmensführung, sich auf weitere Chancen zu konzentrieren ohne die Stabilität des Unternehmens zu riskieren.

3. Umgang mit Verbindlichkeiten

Verträge, Normen, Gesetze; eine Unternehmung ist in ihren Aktivitäten ständig konfrontiert mit zahlreichen Verbindlichkeiten. Erfassen Sie gründlich alle Verbindlichkeiten, denen Ihre Unternehmung Folge leisten muss und implementieren Sie diese in Ihre Prozesse. Vermeiden Sie unzufriedene Kunden und unabsichtliche Verstösse gegen Gesetze. Die stete Einhaltung aller Verpflichtungen kann mit der Einführung von Kontrollmechanismen und Umsetzungsmassnahmen erreicht werden.

4. Lenkung der Dokumentationen

Die Zeiten unzähliger Dokumentationen und überfüllter Ordnern gehören der Vergangenheit an. Das vollständige Verzichten auf Prozessdefinitionen, Arbeitsanweisungen und Checklisten ist jedoch nicht realistisch. Dokumentationen sind unerlässlich, um Risiken vorzubeugen, klare Abläufe in Ihrer Unternehmung festzulegen und verständliche Regelungen für Ihr Personal festzuhalten. Abhängig von Ihrer Branchenzugehörigkeit, Ihrer Unternehmensgrösse und Ihren Zielen muss die Dokumentation in einem unterschiedlichen Detaillierungsgrad umgesetzt werden.
Dank einer sauberen Dokumentation ist jederzeit sichergestellt, dass Ihr Personal mit den richtigen und validierten Vorgaben arbeitet. Zugleich werden Arbeitsabläufe viel seltener unterbrochen, weil notwendige Dokumentenvorlagen nicht gefunden werden. Die Klarheit und Rückverfolgbarkeit der Dokumentenablage ist garantiert und Doppelspurigkeiten werden vermieden.
Mit einem nahezu papierlosen Managementsystem reduzieren Sie Ihre Dokumentation auf das Wesentliche und halten den Pflegeaufwand gering.

5. Personalführung

«Unsere Mitarbeitenden sind unser wertvollstes Gut». Diesen Satz liest man oft in den Leitsätzen. Tatsächlich sind die Mitarbeitenden der Motor einer jeden Unternehmung. Damit Ihre Mitarbeitenden effizient arbeiten können, müssen sie motiviert sein und ihre Aufgaben kennen. Mit der passenden Aufgabenverteilung sichern Sie sich die Motivation Ihrer Mitarbeitenden und verhindern damit Wissensverlust, Leerläufe und Engpässe. Mit regelmässig durchgeführten Mitarbeitergesprächen lassen sich rasch allfälligen Weiterbildungsbedarf, Motivationsmangel oder die Notwendigkeit von Aufgabenumverteilungen erkennen.

6. Verlässliche Lieferanten

Die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen hängt sehr stark von derjenigen Ihrer Lieferanten ab. Es versteht sich deshalb von selbst, dass Sie ausschliesslich mit kompetenten und verlässlichen Partner arbeiten, deren Produkte und Dienstleistungen Ihre Erwartungen vollumfänglich erfüllen. Mit einer systematischen und methodischen Bewertung Ihrer Lieferanten stellen Sie genau das sicher. Mit einer regelmässigen Überprüfung Ihrer Vertragspartner sichern Sie sich zudem stets gute Konditionen. Durch die Zusammenarbeit mit qualifizierten Vertragspartnern stärken Sie zusätzlich die Kundenbindung, da Sie stets die erwartete Qualität bereitstellen und Liefertermine einhalten.

7. Betriebsmittel und Infrastruktur

Mit schlecht unterhaltenen Betriebsmitteln und Infrastruktur kann keine Unternehmung eine konstant hohe Qualität bieten. Mit gut unterhaltenen und regelmässig gewarteten Betriebsmitteln sind Sie jederzeit einsatzbereit und verhindern Produktionsausfälle. Wenn Messmittel für Abschlussprüfung kritisch sind, müssen Sie konkrete Aussagen treffen können. Ermitteln Sie systematisch den Zustand Ihrer Betriebsmittel und treffen Sie die notwendigen Massnahmen.

8. Umgang mit Reklamationen

Früher oder später ist jede Unternehmung mit Kundenreklamationen oder mit unzufriedenen Kunden konfrontiert. Jede negative Rückmeldung von Kunden ist eine Chance, um interne Abläufe und die Produktqualität zu hinterfragen. Werden aus diesen negativen Rückmeldung die richtigen Schlüsse gezogen, können die Kundenerwartungen besser verstanden und die die Kundenzufriedenheit langfristig erhöht werden. Um dies zu erreichen, sind eine gute Fehlerkultur, aber auch systematische Ursachenanalysen und eine vollständige Dokumentation unabdingbar.

9. Umgang mit Kennzahlen

Damit die Unternehmungsführung Klarheit über den Zustand und den Erreichungsgrad der Unternehmensziele hat, bedarf es neben finanzieller Kennzahlen zahlreicher aussagekräftiger Indikatoren. Mit diesen Indikatoren werden Abweichungen und negative Trends frühzeitig sichtbar und notwendige Massnahmen können proaktiv eingeleitet werden. Durch eine systematische Erfassung, Auswertung und Interpretation dieser Kennzahlen, kann der aktuelle Zustand der Unternehmung transparent und übersichtlich visualisiert werden.

10. Interne Audits und Managementbewertungen

Interne und externe Audits sind wichtige Instrumente, um zu prüfen, ob die zahlreichen Vorgaben wie Prozessbeschreibungen und Checklisten in der Praxis richtig umgesetzt werden. Mit internen Audits werden eventuelle normative, strategische oder vertragliche Abweichungen schnell identifiziert und können korrigiert werden. Da die internen Audits von qualifizierten und unabhängigen Personen durchgeführt werden müssen, erhalten Sie zudem eine neutrale Sicht auf die Ausführung Ihrer Aufgaben.
In einer jährlich durchgeführten Managementbewertung wird das vergangene Geschäftsjahr systematisch auf einige Faktoren hin bewertet. Diese Bewertung gibt der Unternehmensführung ein vollständiges Bild über den qualitativen Zustand der Unternehmung. Bei Abweichungen oder negativen Trends werden korrektive Massnahmen definiert und deren Zielerreichung regelmässig überwacht. Mit dem Hilfsmittel der Managementbewertung erhält Ihre Unternehmung eine transparente Rückmeldung ihrer strategischen und operativen Leistung auf dem Markt.

Erfolgreiche Unternehmungen setzen einige der oben erwähnten Erfolgsfaktoren bereits bewusst oder unbewusst um. Sollten Sie sich für eine Zertifizierung entscheiden, müssen diese Erfolgsfaktoren bewusst und systematisch umgesetzt werden. Damit erreichen Sie eine ISO 9001 Zertifizierung aber auch ein sehr hohes Niveau an Professionalität mit einer auf das Wesentliche reduzierten Dokumentation. Dies führt zu einem schlanken Managementsystem, das in alle relevanten Aktivitäten der Unternehmung vollständig integriert werden kann.
Sollten Sie sich für diese systematische Umsetzung der Erfolgsfaktoren und damit für eine ISO 9001 Zertifizierung entscheiden, ist die Wahl eines erfahrenen Partners zentral. Mit seiner Unterstützung erreichen Sie Ihre Ziele schneller, sicherer und mit geringerem internem Aufwand und tieferen externen Kosten.