Darum geht's

• Sechs Audittage waren vorgesehen - rund dreieinhalb fanden tatsächlich statt.
• Welche Fragen dieser konkrete Fall zur Durchführung von Zertifizierungsaudits aufwirft.
• Welche Fragen für Unternehmen und Auditbegleitungen am Ende offenbleiben.

Sie wollen konkrete Beispiele? Sehr gerne.

Unter unserem letzten Beitrag zum Thema Auditkuriositäten hat uns Dr. Thomas Lemke einen konstruktiven Hinweis gegeben: Wenn wir Erfahrungen zu nur bedingt wirkungsvollen Audits teilen, sollten wir auch konkrete Beispiele nennen.

Ein absolut berechtigter Einwand. Vielen Dank dafür.

Und wie es der Zufall will, hat uns ein kürzlich begleitetes Zertifizierungsaudit gleich genügend Anschauungsmaterial geliefert.

Also, weg von der Theorie, rein in die Praxis.

Sechs Tage Audit. Zumindest auf dem Papier

Gemäss Angebot der Zertifizierungsgesellschaft waren für die Zertifizierung nach drei Normen insgesamt sechs volle Audittage vorgesehen.

Das ist zunächst einmal nichts Ungewöhnliches. Die Auditdauer wird nicht beliebig festgelegt. Zertifizierungsstellen müssen den erforderlichen Zeitaufwand für ein vollständiges und wirksames Audit ermitteln und dokumentieren. Die entsprechenden Grundlagen ergeben sich unter anderem aus ISO/IEC 17021-1 sowie den verbindlichen IAF-Dokumenten. Auch die Schweizerische Akkreditierungsstelle SAS hat hierzu ein eigenes Merkblatt veröffentlicht.

Sechs Tage waren also geplant und entsprechend offeriert.

An dieser Formulierung merkt man vielleicht schon: Sechs Tage wurden es nicht.

Aber der Reihe nach.

Sechs Tage mit einem einzigen Auditor

Bereits bei der Planung stellte sich für uns eine erste Frage:

Ist es wirklich sinnvoll, ein sechstägiges Audit über drei Managementsystemnormen hinweg durchgehend von einer einzigen Person durchführen zu lassen?

Natürlich kann ein Auditor mehrere Normen abdecken. Trotzdem bleibt die Frage nach der Konzentrationsfähigkeit.

Wer selbst schon mehrere Tage am Stück auditiert oder ein intensives Audit begleitet hat, weiss, wie anspruchsvoll das ist. Zuhören, nachfragen, Nachweise prüfen, Zusammenhänge erkennen, Stichproben ziehen und gleichzeitig den Überblick über mehrere Normen behalten.

Sechs Tage lang.

Wir bezweifeln zumindest, dass die Aufmerksamkeit an Tag 6 noch dieselbe sein kann wie an Tag 1.

Bereits einige Wochen vor Beginn des Zertifizierungsaudits stand fest, dass einer der sechs vorgesehenen Audittage nicht stattfinden würde. Der Auditor hatte beim vorgelagerten Dokumentenaudit angekündigt, dass er an diesem Tag aus persönlichen Gründen nicht zur Verfügung stehen werde.

An der Planung und den insgesamt sechs vorgesehenen Audittagen änderte sich dadurch allerdings nichts.

Aus diesem einen angekündigten Ausfall sollten am Ende sogar zweieinhalb nicht durchgeführte Audittage werden.

Tag 1 und 2: Fast alles nach Plan

Das Audit startet an Tag 1 pünktlich um 8 Uhr.

Die ersten beiden Tage verlaufen weitgehend gemäss Auditplan.

Mit einer kleinen Besonderheit.

Innerhalb dieser beiden ersten Tage werden die laufenden Auditsequenzen wiederholt durch «dringende Telefonate» des Auditors unterbrochen  – teilweise mitten im Satz der auditierten Personen.

Am zweiten Tag wird eine Abweichung festgestellt.

So weit, so normal. Dafür sind Audits schliesslich da.

Tag 3 und 4: Abwesenheit und eine behobene Abweichung

Tag 3 fällt wie angekündigt aufgrund der Abwesenheit des Auditors aus.

Die auditierten Personen nutzen diese Pause sinnvoll und kümmern sich um die am Vortag festgestellte Abweichung.

Am Morgen von Tag 4 wird dem Auditor die umgesetzte Lösung präsentiert.

Seine Reaktion sinngemäss: «Das ist super so. Gefällt mir gut. Allerdings muss ich trotzdem eine Abweichung schreiben, da die SAS-Abweichungen immer sehen möchte.»

Diese Aussage hat uns dann doch etwas beschäftigt.

Denn eine Vorgabe, wonach die SAS bei Zertifizierungsaudits grundsätzlich Abweichungen «sehen möchte», ist uns nicht bekannt.

Eine Abweichung sollte entstehen, weil eine konkrete Normanforderung nicht erfüllt ist und nicht, weil vermeintlich jemand eine bestimmte Anzahl Abweichungen erwartet.

Tag 4 dauert dann nicht lange.

Bereits mittags endet der Audittag.

Die Begründung des Auditors sinngemäss: Er wisse nicht, was er noch auditieren solle.

Zur Erinnerung: Zu diesem Zeitpunkt befinden wir uns in einem auf sechs Tage angesetzten Zertifizierungsaudit über drei Normen.

Tag 5: Dann machen wir die Schlussbesprechung eben heute

An Tag 5 wird das Audit fortgesetzt, wieder mit einigen Unterbrüchen aufgrund «dringender Telefonate».

Die ursprünglich für Tag 6 geplante Schlussbesprechung wird kurzerhand vorgezogen.

Der Auditor kündigt an, am sechsten Tag nicht mehr zu kommen, erneut mit der Begründung, dass er ja bereits alles auditiert habe und nicht wisse, was er noch anschauen solle.

Damit stehen am Ende von sechs geplanten Audittagen effektiv rund dreieinhalb tatsächlich durchgeführte Audittage, die zudem wiederholt durch Telefonate unterbrochen wurden.

Zusätzlich zu der bereits erwähnten Abweichung wurden nur noch zwei Empfehlungen ausgesprochen.

Natürlich bemisst sich die Qualität eines Audits nicht an der Anzahl festgestellter Abweichungen oder Empfehlungen. Für die auditierten Personen blieb dennoch die Frage zurück, welchen konkreten Mehrwert die sechs vorgesehenen Audittage für die Weiterentwicklung ihres Managementsystems gebracht hatten.

Die auditierten Personen stellten dann noch eine nachvollziehbare Frage: «Was antworten wir, wenn später jemand wissen möchte, wie viele Tage tatsächlich auditiert wurden?»

Die Antwort des Auditors lautete sinngemäss: «Ich war natürlich alle sechs Tage da. Aber keine Sorge, da fragt niemand nach.»

Spätestens an diesem Punkt stellte sich auch für uns als erfahrene Auditbegleitung die Frage, wie wir mit einer solchen Situation umgehen sollen.