Beim Aufbau von Managementsystemen fokussieren wir uns immer vorrangig auf Ihre bestehenden Abläufe und Dokumentationen. Denn: Sie sind der Spezialist und Sie haben damit bereits ohne uns Erfolg!

Wir sind überzeugt, dass viele Normanforderungen für Sie nichts Neues sind und Sie diese bereits erfüllen. Oder haben Sie etwa auf das Qualitätsmanagement gewartet, um Reklamationen zu beantworten und Kundenlösungen strukturiert zu entwickeln? Bei den zahlreichen Erstzertifizierungen, bei denen wir unsere Kunden begleiten, gibt es aber eine Normanforderung, die immer unbeachtet geblieben ist: Das Auditmanagement.

Als zertifizierte Unternehmung werden Sie jährlich von einer externen Stelle überwacht. Diese Audits werden nach einem klaren Schema durchgeführt. Mit dem Audit wird überprüft, ob die Abläufe und Prozesse in Ihrer Unternehmung die relevanten Normanforderungen erfüllen und ob Sie Ihre eigenen Vorgaben in der Praxis umsetzen. Ist dies nicht der Fall, zieht der Auditor eine rote oder gelbe Karte oder verwarnt Sie zumindest.

Fehlt Ihnen beim Auditmanagement das Management, werden Sie gezwungenermassen Ihr Managementsystem durch eigens für den Auditor kreierte Dokumente unnötig aufblasen. Wir freuen uns Ihnen aufzuzeigen, wie Sie stets die Kontrolle über alle Arten von Audits wahren können.

 

Die Auditplanung

Glücklicherweise werden Audits immer vorgängig angekündigt. Dieser Vorteil muss genutzt werden! In einem Auditprogramm können Sie die kommenden Monate und Jahre übersichtlich organisieren. So haben Sie den Überblick über die bevorstehenden Überwachungen und müssen keine Notfallübungen organisieren. Unser Auditprogramm ist denkbar einfach aufgebaut: In einem ersten Schritt halten Sie fest, ob es sich um ein Kundenaudit, ein ISO-Audit oder ein internes Audit handelt. Wie alle unsere Hilfsmittel können Sie auch dieses selbstständig modifizieren. So können Sie beispielsweise die Revision oder Lieferantenaudits ebenfalls in diese Übersicht integrieren.

 

 

Ist die Planung vorgenommen, werden Sie automatisch visuell gewarnt, sobald eine Planung ansteht oder ein Termin bereits verstrichen ist. Dies ist besonders hilfreich, wenn es sich um interne Audits handelt, bei denen Sie selbst aktiv werden müssen – es sei denn, Sie beziehen unsere Dienstleistung «Vorbereitung auf Audits». In der Auditplanung wird zudem visualisiert, wie es um Ihre Hinweise, Beobachtungen oder gar Abweichungen steht. Sie haben nicht nur einen Überblick über die erzielten Ergebnisse, sondern werden gewarnt, wenn Korrekturmassnahmen noch nicht abgeschlossen oder überfällig sind. Die obige Abbildung zeigt Ihnen diese verschiedenen Szenarien auf. 

 

Die Audit-Beobachtungen

Wir finden: Abweichungen und Hinweise sind erwünscht! Denn diese wichtigen Fakten zeigen Ihnen Verbesserungspotenziale auf, mit denen Sie die Abläufe und Prozesse in Ihrer Unternehmung fortlaufend verbessern können. Alle Arten von Verbesserungspotenzial können Sie bequem in einer weiteren Übersicht auflisten. Dank dieser Übersicht sind die Potenziale klar hinsichtlich ihrer Wichtigkeit bewertet. Zudem haben Sie die Möglichkeit selbst zu entscheiden, ob Sie einen sofortigen Handlungsbedarf sehen, ob Sie die Entscheidung vorerst «auf Eis» legen möchten oder ob Sie den Status Quo belassen möchten.

Dank dieser systematischen Bewertung sind Ihre Argumente und Ihre Entscheidungen langfristig klar nachvollziehbar. Ihr Auditor wird staunen und sich freuen!

 

 

In der Übersicht erhalten Sie zudem eine visuelle Rückmeldung über Termine, die bald anstehen oder gar überschritten wurden. Und das in Echtzeit.

Ein sauberes und interaktives Auditmanagement bedarf nicht zwingend einer teuren Software-Lösung. Mit unserem Konzept haben Sie eine einfache Übersicht, die Sie in Ihren Entscheidungen unterstützt und Sie erinnert, wenn Massnahmen noch nicht zufriedenstellend umgesetzt wurden. Zudem haben Sie eine perfekte Ordnung in den Auditberichten. Denn jedes erfasste Audit verfügt vollautomatisch über einen eigenen Nachweisordner, der bequem über einen Link erreicht werden kann.

Fürchten Sie sich nicht vor Hinweisen oder Abweichungen von externen Auditoren. Diese sind immer als Verbesserungspotenzial zu verstehen und können Sie und Ihre Unternehmung weiterbringen. Haben Sie aber auch den Mut zu sagen, dass Sie keinen Handlungsbedarf sehen. Solange kein direkter Normbezug ersichtlich ist, ist das Ihre unternehmerische Entscheidung und nicht diejenige Ihres Auditors!

Falls Sie Fragen zu externen Audits oder Hilfe bei der Durchführung Ihren internen Audits benötigen, zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch gerne zur Verfügung, wenn Sie eine Live-Demo des beschriebenen Auditmanagements wünschen.